Comment migrer vos données d’un logiciel à un autre ?

10 janvier 2022

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Éviter toute rupture d’activité du centre de santé, c’est votre enjeu n°1 quand il s’agit de migrer vos données d’un logiciel de gestion à un autre. Les temps de traitement sont parfois longs et impliquent souvent une coupure dommageable pour votre activité. Afin d’éviter tout risque et de migrer vos données dans les meilleures conditions, voici 3 conseils pour choisir le bon partenaire et maîtriser la migration de vos données de bout en bout.



1. Optez pour un expert dans la maîtrise de données

 

Migrer vos données d’un logiciel à un autre nécessite la prise en compte de plusieurs paramètres pour bien récupérer les informations d’identité de vos patients (coordonnées, données administratives…), ainsi que les historiques de leurs soins et de leurs règlements.

En centre de santé, des normes spécifiques ont été définies pour répondre au besoin de conservation et de pérennité des données lors de changement de matériel ou de logiciel. Ces normes permettent d’extraire les données à un instant T de la base d’un centre de santé, peu importe le logiciel utilisé, et de les transmettre à un éditeur tiers.

Assurez-vous donc de choisir un éditeur expert dans la maîtrise de données, qui sera capable sans connaissance de votre ancien logiciel de reprendre vos données en travaillant sur leurs formats et supports. Fiez-vous aux listes affichées de reprises déjà exécutées (et bien exécutées) sur des logiciels concurrents et à la capacité de votre futur partenaire à reprendre des contenus multiples : au-delà des identités patients et historiques, les rendez-vous, les devis, etc.

Et ce dans des délais raisonnables !

 

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2. Choisissez un partenaire efficace

 

Parce que le temps est précieux et qu’une rupture d’activité est votre bête noire. Le bon partenaire pour migrer vos données d’un logiciel à un autre sera conscient de vos enjeux et des risques d’une coupure de vos services au quotidien. N’ayez pas peur de demander des estimations pour faire votre choix :

 

  • Si votre éditeur doit partir de zéro, sans connaissance de vos formats actuels, comptez 1 à 2 mois en moyenne pour l’import de vos données non connues dans votre nouveau logiciel - même si votre fichier n’est pas de grande qualité.
  • Si vos données proviennent d’un logiciel connu, la reprise peut être très rapide car les formats sont maîtrisés par votre éditeur. Comptez 1 journée seulement, 2 jours maximum si votre environnement est conséquent.

 

Le + : optez pour un éditeur qui effectue la migration de vos données le temps d’un week-end ou en parallèle d’une formation à son logiciel, pour gagner du temps et éviter toute coupure d’activité !

 

3. Respectez des étapes clés pour une migration sans faille

 

Au-delà du choix du bon partenaire pour migrer vos données de santé d’un logiciel à un autre, il vous faut suivre des étapes indispensables pour que tout se passe bien. Si certains conseils vous paraissent évidents, ils restent cruciaux pour éviter toute erreur et vous garantir une reprise de vos données de qualité.

 

  1. Informez votre ancien éditeur de la fin de son contrat et demandez-lui au moins 1 mois avant la reprise espérée à récupérer vos données - c’est une démarche parfois assez longue en fonction des processus des éditeurs.
  2. Transmettez une première fois vos données à votre nouvel éditeur : il pourra ainsi identifier le format utilisé et effectuer un premier test de fonctionnement de la reprise.
  3. Maîtrisez la bonne continuité de votre activité en mettant en place un cadencement dans la reprise de vos données - fixée en temps, en heure et en durée.
  4. Une fois la reprise faite, vérifiez la bonne qualité des données le jour même ! Ce point de contrôle utilisateur est essentiel pour vérifier que les données mises à disposition sont de qualité et détecter toute erreur potentielle.

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3 conseils pour bien migrer vos données de santé d’un logiciel de gestion à un autre :

 

  • Choisissez un partenaire expert qui maîtrise le sujet et saura procéder à la reprise de vos données sans perte quantitative ou qualitative ;
  • Optez pour un éditeur qui vous fera gagner du temps et pourra vous proposer de la souplesse, sans impacter votre activité ;
  • Suivez des étapes clés pour vérifier la bonne mise en œuvre de la reprise de vos données.

 

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