Centre de santé : optimiser vos consultations de médecine générale

13 octobre 2022

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Centre de santé, optimiser vos consultations de médecine générale

Au-delà de la seule pratique de la médecine générale en centre de santé, l’administratif prend de plus en plus d’ampleur - avec toutes les spécificités et complexités qu’il engendre. En amont des consultations comme en aval, les professionnels sont confrontés à un ensemble d’impératifs chronophages et aux forts enjeux pour sécuriser l’activité de l’établissement. Erreurs de télétransmission et de facturation, temps de consultations rallongés pour traiter l’administratif, manque d’informations dans les dossiers patients… Les sources de difficultés sont nombreuses. 

 

C’est pourquoi nous vous donnons 6 conseils pour optimiser vos consultations de médecine générale. De la préparation des rendez-vous à la bonne gestion du tiers-payant, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour se re-concentrer sur son cœur de métier et gagner du temps, tout en garantissant une trésorerie plus saine à votre centre de santé.


 

1- Préparer l’administratif pour gagner du temps

La première astuce à mettre en place pour optimiser vos consultations de médecine générale est tout simplement de les préparer en amont pour gagner du temps sur l’administratif notamment. Lettres types, courriers, certificats d’arrêt maladie En ayant à disposition des modèles de documents que vous êtes susceptible d’utiliser durant la consultation, vous n’aurez plus qu’à remplir les “cases manquantes” pour les éditer définitivement. De même, si vous avez l’habitude de prescrire des médicaments spécifiques, préparez ces ordonnances à l’avance. Tout l’intérêt de cette préparation est de mettre en place des raccourcis pour faciliter vos process métiers, ne plus passer de temps à réécrire des standards.

Pensez aussi à préparer vos différents correspondants : médecins traitants des patients, spécialistes connus… Grâce à un annuaire de santé disponible en direct et implémenté dans votre logiciel médical, vous pouvez renvoyer votre patientèle vers les spécialistes pertinents sans perdre de temps.

 

 

 

2 - Avoir les données patient à disposition

 

Optimiser son temps, c’est accéder rapidement à son patient et à ses informations médicales. Il est crucial de pouvoir retrouver facilement son dossier et c’est le rôle de la carte Vitale couplée à un outil de recherche avancée. Quand il s’agit du domaine médical, pas de place pour la confusion entre deux homonymes : il faut pouvoir rapprocher l’identité “réelle” de vos patients à leurs données informatiques. 

C’est ce qu’on appelle l’identitovigilance : préalable essentiel à la qualité et à la sécurité des soins, elle correspond à un ensemble de moyens et une organisation rigoureuse pour fiabiliser l’identification des patients. À cette fin et depuis janvier 2021, tous les usagers nés ou travaillant en France disposent d’une Identité Nationale de Santé (INS). Elle est constituée d’un numéro unique NIR (numéro d’inscription au répertoire de l’Insee) ou NIA (numéro d’immatriculation d’attente) ; des traits caractéristiques d’un individu, à savoir le nom de naissance, le(s) prénom(s), le sexe, la date et le lieu de naissance ; ainsi que de l’identifiant de l’organisme qui a attribué l’INS.

Derrière l’idée de sécuriser l’identité du patient, il y a aussi la nécessité de conserver une visibilité sur tout son parcours pour disposer de toutes les informations nécessaires à la qualité des soins apportée. Une bonne organisation et un historique des consultations est indispensable. Misez sur un logiciel qui permet de centraliser toutes ces données (dossiers médicaux, agenda des rendez-vous et historiques…) et d’y accéder facilement après avoir identifié le bon patient dans vos dossiers.

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3 - Accélérer la saisie

En médecine générale tout comme pour quelques spécialités médicales, certaines saisies sont obligatoires : compte-rendu de consultation ou d’acte pratiqué, observations sur un traitement ou l’état de santé d’un patient en lui-même, données biométriques essentielles (âge, taille, poids, sexe…). Toutes ces données textuelles sont une source courante d’erreurs et constituent une tâche laborieuse dans le quotidien des professionnels de santé.

C’est pourquoi il vous faut miser sur un outil de reconnaissance vocale qui vous permettra de dicter vos comptes-rendus et les informations à reporter dans les dossiers patients, sans avoir à écrire un texte. La reconnaissance vocale est un excellent moyen d’accélérer la saisie et d’archiver les bonnes informations.


Accélérer cette tâche qui fait partie intégrante du métier en centre de santé, c’est aussi éliminer le maximum d’erreurs et éviter les double-saisies extrêmement chronophages pour les praticiens. En vous adossant à un logiciel médical qui centralise et interconnecte les informations, qui fonctionne en mobilité et intègre des aides à la saisie (actes codifiés, prescriptions médicamenteuses…), vous disposez d’un allié administratif.

 

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4 - Bien gérer la nomenclature Ameli pour une facturation juste

Tous les actes de médecine générale correspondent à une codification précise, partagée avec les organismes de santé, qui permet une facturation au plus juste. Majoration le dimanche, petites interventions chirurgicales effectuées en cabinet, soins pratiqués sur des enfants… Il est impossible de connaître par cœur la nomenclature Ameli et pourtant elle peut avoir une incidence conséquente sur la trésorerie d’une structure médicale.

Intégrée à votre logiciel pour centre de santé, la codification des actes est une aide incontournable à la facturation. Cet ensemble de codes que vous devez fournir à Ameli pour le remboursement de vos consultations est ainsi connu de votre outil de télétransmission et vous gagnez un temps considérable au cours des consultations.


Au-delà de ce temps récupéré, c’est aussi la garantie d’une comptabilité saine et suivie. En intégrant la nomenclature Ameli directement dans votre logiciel, vous assurez la bonne facturation des actes pratiqués et accélérez les remboursements de la Sécurité sociale et des mutuelles de santé. Votre trésorerie est protégée et vous ne courrez plus après les informations pour rectifier des erreurs comptables dommageables.

 

5- Oubliez le papier !

On ne peut que vous recommander de dire adieu à l’administratif papier. Allongement des durées de traitement, coûts économiques et écologiques, erreurs de télétransmission… Optimiser vos consultations de médecine générale, c’est vous affranchir de ces inconvénients. Car adopter la Feuille de Soins Électronique (FSE), c’est :

 

  • Un règlement plus rapide de vos prestations en tiers-payant ;
  • Une gestion simplifiée des télétransmissions qui se font en direct via votre logiciel ;
  • Des patients qui bénéficient eux aussi de remboursements plus rapides et de relations simplifiées avec les autorités sanitaires ;
  • Des économies réelles : 0,27 € en moyenne pour une FSE contre 1,74 € pour une feuille de soins papier d’une part. D’autre part, des incitations financières ont été mises en place par l’Etat pour valoriser les médecins qui télétransmettent.


Oublier le papier au quotidien vous permet aussi d’accéder à un ensemble de téléservices et de modules connectés à la Sécu, qui facilitent l’exercice de la médecine générale. Via un simple accès internet sécurisé sur amelipro ou directement depuis votre logiciel métier, vous accédez en temps réel aux informations concernant vos patients et votre propre activité, ainsi qu’à des services en ligne de déclaration de médecin traitant, de prescription d’arrêt de travail, de consultation d’ALD etc.

 

Article sur le même sujet : Télétransmission : les 3 raisons des rejets FSE 

 

 

6 - Bien gérer son activité

Toutes ces bonnes pratiques s’inscrivent évidemment dans une bonne gestion globale de votre activité. Sans suivi rigoureux et sans vision 360°, il est très compliqué d’optimiser votre exercice professionnel. Bilans de fin de mois, statistiques de suivi d’activité, suivi des télétransmissions et des FSE, suivi du tiers-payant et des remboursements effectués ou non par les organismes tiers (mutuelles)... Seuls des tableaux de bord adaptés et enrichis d’outils d’analyse vous permettent de tirer les bonnes conclusions et de prendre les décisions qui s’imposent pour sécuriser votre activité et vous concentrer sur vos patients.

 

Investir notamment dans un outil de gestion du tiers-payant devient presque incontournable, sans que ça ne soit une obligation légale. Enjeu fort des centres de santé, de la bonne gestion du tiers-payant dépend la pérennité d’un établissement. Quelques conseils :

 

  • Sachez désigner une personne chargée du suivi des télétransmissions, des rejets, des relances et des remboursements - et une personne formée à ces sujets et à ses spécificités administratives !
  • Optez pour un logiciel de gestion du tiers-payant métier qui permet un suivi optimal du volume de transactions qui concernent votre établissement : la centralisation des flux assure une trésorerie saine avec un taux de rejet au plus bas.
  • Gérez systématiquement et rigoureusement les impayés et les rapprochements bancaires via votre outil, et gardez la maîtrise des relations avec l’Assurance maladie, les complémentaires… grâce à des relances automatisées, la transmission facilitée de documents justificatifs etc.

 

 


Afin d’optimiser vos consultations de médecine générale, on vous résume nos 6 conseils :

  • Préparez vos documents et informations administratives en amont des consultations pour gagner du temps : lettres types, certificats d’arrêts de travail, recommandations de spécialistes et leurs coordonnées…
  • Veillez à correctement identifier vos patients et à pouvoir accéder en temps réel à leurs informations médicales. Sécurité, visibilité sur le parcours patient et centralisation sont les maîtres mots.
  • Accélérez la saisie des comptes-rendus, de vos observations, des données biométriques essentielles en misant sur la reconnaissance vocale et en éliminant les redondances chronophages.
  • Garantissez la justesse de votre facturation en ayant la bonne codification de vos actes à disposition : vous gagnez ainsi du temps et évitez les erreurs comptables qui ralentissent les remboursements.
  • Oubliez le papier au quotidien au profit des FSE. Vous bénéficiez de remboursements plus rapides (comme vos patients), de coûts de gestion moins élevés, d’une réduction des erreurs de transmission et d’un ensemble de téléservices pour optimiser vos consultations.
  • Gérez correctement et rigoureusement votre activité en investissant dans des outils de suivi et de traitement du tiers-payant, pour une trésorerie saine et sécurisante.

 

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