Centres de santé : comment augmenter votre patientèle de 18% ?

Augmenter et améliorer le flux des patients en centres de santé dépend obligatoirement de la mise en place d’outils qui permettent de gagner du temps.  Facturation, gestion du tiers payant, relations patient / praticien… 

Voici quelques leviers et astuces incontournables pour augmenter votre patientèle et obtenir un centre de santé performant, notamment grâce à la digitalisation de vos process.

1- Une bonne organisation interne

Premier point important à suivre en centre de santé pour augmenter votre flux de patient : avoir une très bonne organisation de vos process en interne. De l’accueil des patients à leur prise en charge médicale, d’une offre multi-spécialités à l’accompagnement financier de vos patients, de la mise en place d’outils d’intelligence artificielle à la prise en charge tiers-payant… Les leviers sont multiples pour favoriser le retour des patients dans votre structure et leur garantir une bonne expérience. Et ça passe par la mise en place d’outils digitaux qui représentent un gain de temps significatif et permettent à vos collaborateurs de se concentrer sur leurs patients.

a) La prise de rendez-vous en ligne

Essentielle pour faire venir les patients jusqu’à votre centre de santé, la prise de rendez-vous en ligne est favorisée à plus de 50% dans les centres qui en sont équipés. Assurez-vous que votre solution de gestion pourra s’interconnecter avec votre outil de prise de rendez-vous en ligne, afin de miser sur un lien-bidirectionnel :

• les informations transitent facilement de votre solution de gestion à votre outil de prise de rendez-vous en ligne sans accroc ;
• vous n’avez plus besoin de jongler entre deux écrans et vous évitez les risques d’erreurs classiques en double saisie ;
• vous gagnez du temps et profitez de données concentrées et synchronisées sans doublon ;
• vos praticiens ont un accès direct au dossier du patient par un simple clic sur leur créneau de rendez-vous.

Dans les centres de santé équipés par Juxta, l’accueil du patient prend en moyenne 20 à 30 secondes seulement grâce à cette interconnexion. En prenant son rendez-vous en ligne, le patient donne un certain nombre d’informations et prend donc en charge une partie du travail administratif sans même s’en rendre compte. Un gain de temps pour lui comme pour vos collaborateurs.

Gagner du temps en gestion, c’est aussi éviter de chercher. Reposez-vous sur un logiciel qui présente une ergonomie intuitive, centrée sur l’utilisateur, fruit du travail d’une véritable équipe UX/UI. Cette dernière, dont la mission est de concevoir des outils simples à prendre en main et qui répond aux problématiques des utilisateurs, conçoit la solution à partir de tables rondes avec les utilisateurs pour évoquer les fonctionnalités importantes, décider de ce qui doit être amélioré et discuter des besoins de demain. L’objectif pour vous : disposer d’un outil qui ne demande pas à consulter une notice et qui est compréhensible rapidement.

Une ergonomie intuitive dans votre logiciel de gestion de centre de santé doit vous permettre de : 

• centraliser un dossier patient et retrouver toutes ses données facilement, sans avoir à consulter plusieurs praticiens et outils différents ;
• favoriser le dialogue en interne grâce à une messagerie instantanée qui évite les déplacements physiques dans le centre ; 
• facturer en un clic et contrôler automatiquement les cartes professionnels en lançant une facturation adaptée à la spécialité détectée…

Là encore, les professionnels de santé gagnent un temps considérable, évitent un grand nombre de clics et reconditionnent le temps gagné sur d’autres patients.

Augmenter sa patientèle en centre de santé nécessite également d’optimiser sa facturation pour faire gagner du temps à vos équipes et faciliter la vie de vos patients eux-mêmes. En établissant la meilleure FSE possible, vous réduisez les risques d’erreurs, les longs délais de remboursement, les relances inutiles etc. En étant dans un protocole de télétransmission SESAM-Vitale au maximum, vous limitez les impacts négatifs d’une facturation papier, souvent chronophage et source de rejets.

Quelques astuces :

• Il suffit d’une seule carte CPS de praticien connectée à votre logiciel de gestion pour que l’ensemble de votre centre de santé puisse facturer. Aucune inquiétude à avoir : la facture sera pour le soignant qui a fait les actes, la télétransmission sera au nom de la structure dans laquelle le soignant exerce car il est salarié du centre de santé.
• Pensez à utiliser les services ADRi pour éviter les erreurs, les données proviennent directement de la Sécurité sociale.
• Utilisez une solution de gestion qui pourra vous alerter sur des erreurs repérées dans une feuille de soin électronique avant même sa télétransmission, pour éviter les rejets chronophages.
  
  

Suivi des dossiers en cours, des relances, des demandes de prise en charge en attente de réponse… En disposant d’outils de tracking personnalisés, vous retrouvez toutes les données de votre centre de santé et vous gagnez du temps sur la gestion administrative. Inutile d’avoir un fichier excel à tenir en plus de votre solution de gestion au quotidien : vous retrouvez toutes les informations en temps réel dans votre outil et pouvez agir facilement. Par exemple : si une relance est nécessaire, vous pouvez automatiquement ressortir les documents essentiels à son envoi, des pièces justificatives classées dans le bon ordre.

Dans les centres accompagnés par Juxta, c’est 1 personne qui se consacre à la gestion du tiers-payant pour 15 salles de soins quelles que soient les spécialités, 1 personne pour 20 en médecine générale car il existe moins de complexité que sur certaines spécialités, comme le dentaire qui nécessite beaucoup de demandes de prise en charge.

Des outils de reporting qui collent à votre centre de santé sont également indispensables pour piloter votre structure au quotidien et dans la durée. En disposant de statistiques dynamiques personnalisées en fonction de votre cahier des charges, de rapports disponibles à la demande et de la maîtrise complète de toutes vos données grâce à une solution ouverte, vous n’avez plus à reformater ou croiser des rapports pour prendre les bonnes décisions.

Si vous pratiquez le tiers-payant, qui est un axe de motivation phare pour que les patients fréquentent votre structure et y reviennent, misez sur l’automatisation pour gagner du temps. Des outils de matching existent pour traiter les rapprochements bancaires facilement et automatiquement.

2- Une patientèle satisfaite

Ayez en tête ce cercle vertueux : une patientèle satisfaite est une patientèle fidèle, une patientèle fidèle est une patientèle prescripteur. Il vous faut savoir la conquérir et savoir évaluer sa satisfaction pour améliorer son taux de fréquentation. N’ayez pas peur de demander leur avis à vos patients, surtout si vous êtes confiants sur la qualité de l’accueil et des soins dans votre centre de santé. Par exemple, vous pouvez disposer des QR Code dans vos salles d’attente ou à la sortie, qui pointent directement vers votre page Google My Business. Ainsi, vos patients donnent leur avis. Plus vous en avez, plus vous remontez dans les résultats de recherche, plus votre flux de patients augmente.

Au-delà de la mesure de la satisfaction client, plusieurs outils digitaux sont incontournables pour augmenter votre patientèle en centre de santé.

• Un dossier patient unique dans l’ensemble de votre réseau

Que vous gériez un seul centre de santé ou plusieurs, un accès facilité aux dossiers patients individuels est essentiel. Vous évitez les doublons et diminuez les risques d’erreurs sur la saisie. Vous évitez les allers-retours entre vos soignants. Et du côté de vos patients, ils peuvent retrouver l’ensemble de leurs informations sur leur propre fiche.

• La signature numérique

Elle permet à vos patients de signer directement un devis ou une feuille de soins. Vous gagnez ainsi du temps et évitez de multiples numérisations, des signatures à aller rechercher etc. tout en accélérant la conversion.

• Le portail patient

La plupart des centres de santé s'équipent aujourd’hui de portails pour permettre aux patients de retrouver facilement informations et documents en ligne. Mais le portail patient est aussi une solution complète qui facilite le dialogue praticien / patient en incluant :

• Le stockage des documents : factures, résultats d’analyse, devis, radiographies, ordonnances…
• L’agenda et l’historique de rendez-vous pris dans votre centre de santé pour toute la famille
• La signature électronique de document directement depuis chez soi
• L’ajout de nouveaux documents à distance
• Le règlement en ligne des factures

• La téléconsultation

Largement démocratisée et demandée suite à la crise sanitaire, la consultation via un smartphone, une tablette ou un PC est un service dont vous ne pouvez plus vous passer. Un outil de téléconsultation dans votre logiciel de gestion permet à vos patients d’avoir un dialogue direct avec vos praticiens (tout en évitant les déplacements physiques parfois longs). Ils peuvent recevoir directement une ordonnance et régler la consultation par carte bancaire.

Toutes nos astuces pour augmenter votre patientèle dans votre centre de santé :

• Avoir une bonne organisation interne et miser sur des outils digitaux comme :

• la prise de rendez-vous en ligne,

• une ergonomie logicielle intuitive,

• la facturation FSE/DRE en 1 clic,

• des outils de suivi, de reporting et d’automatisation du tiers-payant,

• S’assurer de la satisfaction patientèle en :

• donnant un accès facilité aux dossiers médicaux uniques pour retrouver des informations sans perdre de temps ;

• utilisant la signature électronique pour éviter les tâches supplémentaires et accélérer la conversion ;

• en mettant en place le portail patient qui facilite le dialogue patient / praticien ;

• en mettant en place la téléconsultation.