Check-list : 7 points essentiels pour bien gérer votre centre de santé

Gérer un centre de santé demande rigueur et efficacité au quotidien. Les sujets à traiter sont nombreux, précis et souvent complexes, tant humainement que matériellement. Digitalisation, avis d’experts, particularités du tiers payant, gestion de l’agenda médical, sécurité des données… Afin d’y voir clair, voici 7 points essentiels à dresser dans votre check-list pour bien gérer votre centre de santé.

1. Bien s’entourer dès l’ouverture de son centre de santé

1er point au top de votre check-list : vous entourer d’experts avant et après l’ouverture de votre centre de santé. L’accompagnement professionnel est essentiel pour bien séquencer vos opérations et valider tous les facteurs clés qui feront le succès de votre structure. De l’installation de votre matériel à des conseils métiers précis, sachez collaborer avec des personnes expérimentées qui sauront vous guider dans toutes les étapes de la création et de la vie de votre centre : rétroplanning, conseils environnement et matériels, paramétrage de vos outils logiciels, formation et recrutement, digitalisation de votre activité, bonnes pratiques et audits de sécurité…

Trouver les bons partenaires et profiter d’un accompagnement dans la durée, adapté aux évolutions de son activité, fait souvent la différence dans une bonne gestion de son centre de santé.

2. Se former et s’informer

Gérer un centre de santé requiert toute une panoplie de connaissances spécifiques au secteur. De l’implantation de vos locaux aux agréments à obtenir, de la gestion du tiers payant à la facturation, de l’optimisation de votre agenda médical à la sécurisation des données traitées au quotidien… Les sujets sont multiples et nécessitent un minimum de formation pour gérer au mieux votre activité.

La formation, ça passe non seulement par vous, gestionnaire, mais aussi par vos équipes. Malgré l’explosion du marché des centres de santé en France, les professionnels font face à un important turn-over, tant sur les postes d’accueil et d’assistants administratifs, que sur ceux des praticiens, quelle que soit leur spécialité. Souvent en cause : la formation des personnels, qui ne sont pas toujours issus du secteur mais occupent des postes primordiaux avec une importante charge de travail et une obligation de rigueur en centre de santé.

Evitez les potentielles erreurs commises par vos équipes en leur permettant de se former avant la prise de poste et en continu, en explorant l’ensemble des spécificités du métier :

• le fonctionnement du système de santé français dans sa globalité (Sécurité sociale, mutuelle, prises en charge, facturation…) ;
• le vocabulaire médical et les nomenclatures ;
• la déontologie et le secret médical ;
• les outils de gestion de votre centre de santé, du parcours patient et de facturation.

3. Gérer rigoureusement le tiers payant

Un centre de santé a l’obligation de pratiquer le tiers payant : en général, la part patient représente 30% du chiffre d’affaires d’un centre, les 70% restants étant assurés par la Sécurité sociale, les mutuelles et assurances - soit une proportion considérable. Gérer rigoureusement le tiers payant est le B.A.-BA de la réussite de votre activité et de sa stabilité financière. Pour cela, 4 conseils :

• Faites l’acquisition de compétences humaines en interne - au moins un collaborateur - pour assurer le suivi des télétransmissions, des rejets, des relances et des remboursements.
• Mettez en place un pointage rigoureux des rapprochements bancaires pour avoir un aperçu en temps réel et rapide de vos capacités de trésorerie.
• Soyez prêt à gérer des spécificités : relance de facture mutuelle, de règlement d’impayé de la sécurité sociale, gestion d’un lot revenu à cause d’une transmission incorrecte, erreur de code association sur une feuille de soins électronique…
• Reposez-vous sur un éditeur logiciel spécialisé pour faciliter un maximum le suivi du tiers payant et gérer le volume important de transactions auquel vous faites face dans votre centre de santé.

4. Optimiser l’agenda médical de son centre de santé

Un agenda (bien) rempli est synonyme de productivité et d’une bonne gestion d’un centre de santé. Or, ce pan de votre activité peut être un réel casse-tête pour vos équipes et un obstacle chronophage au bon déroulé de vos journées. Entre les rendez-vous non honorés ou annulés en dernière minute, les informations patients manquantes ou erronées, les téléphones qui sonnent sans cesse… Votre secrétariat médical se retrouve surchargé, ce qui impacte continuellement l’expérience de vos patients et de vos praticiens. Pour optimiser votre agenda médical en centre de santé, voici 2 grands conseils :

1. Misez sur le tout-digital : qu’il s’agisse de la prise de rendez-vous en ligne, de la transmission d’informations médicales entre vous et vos patients, de la dématérialisation des documents administratifs… sachez que le digital est votre allié pour désengorger vos standards téléphoniques, maximiser le remplissage de votre agenda et assurer la bonne transmission des informations pour gagner du temps.
2. Pensez couplage et synchronisation : la fluidité et l’authenticité des informations sont essentielles pour optimiser la gestion de votre agenda médical. Votre solution de gestion connectée à votre logiciel métier et à vos données patients sensibles ne peut que vous faire gagner en temps et en efficacité.

5. Sécuriser toutes ses données

5ème point de votre check-list pour bien gérer votre centre de santé : la sécurité. En tant qu’acteur du domaine de la santé, vous êtes dans l’obligation de traiter toutes vos données de manière sécurisée et inviolable, via un logiciel certifié HDS (hébergement agréé de données de santé). On ne le dira jamais assez : le cloud et les solutions Saas sont vos meilleurs alliés dans cette bataille contre les fuites de données. Ils garantissent la pérennité, la mobilité et la sécurité des données patients, à condition de respecter quelques règles et bonnes pratiques :

• Reposez-vous sur un hébergeur certifié par un organisme validé par le COFRAC...
• … et un hébergeur de qualité qui a mis en place un vrai plan de sauvegarde, régulier, réparti sur des datacenters distincts (notamment physiquement), avec un plan de reprise d’activité conçu pour votre structure.
• N’ayez pas peur de demander des audits de vérification et de contrôle des sauvegardes.
• Faites des tests réguliers pour détecter toute faille susceptible d’être exploitée.
• Rapprochez-vous de votre éditeur logiciel pour vous assurer de ce qu’il prend en charge en termes de sécurité.

N’oubliez pas que la sécurité passe aussi par les utilisateurs de vos solutions logicielles en centre de santé : mettez en place des bonnes pratiques et un règlement à respecter par vos équipes pour réduire les risques de fuite !

6. Digitaliser l’expérience patient

Vos patients font partie intégrante de votre check-list pour bien gérer votre centre de santé : leur proposer une expérience et un parcours optimal est la clé pour vous démarquer de la concurrence tout en maximisant la productivité de vos équipes. N’oubliez pas que toutes les habitudes de consommation, y compris de l’offre de santé, se numérisent globalement.

Pour vous, cela signifie :

• Proposer une gestion digitale de son rendez-vous patient (prise de rendez-vous en ligne, gestion de son agenda et visibilité sur son historique) ;
• Permettre de retrouver facilement ses factures et devis, voire signer directement ces derniers via un protocole sécurisé pour gagner toujours plus de temps ;
• Donner des informations en temps réel, qu’il s’agisse d’alertes sur les rendez-vous ou de remplir en amont un questionnaire médical ;
• Proposer la téléconsultation pour assurer la continuité des soins, quel que soit le contexte ;
• Mettre en place le paiement en ligne, le règlement des factures restant un point de douleur du parcours médical pour vos patients.

Attention : le digital est également une question de visibilité. En vous rendant accessible en ligne, vous permettez à vos patients de vous trouver et d’interagir avec vous, mais aussi de formuler des avis et commentaires sur votre offre de soins. N’oubliez pas de soigner la réputation en ligne de votre centre de santé !

7. Bien choisir son logiciel de gestion de centre de santé

Dernier point de votre check-list pour bien gérer votre centre de santé : vous équiper d’une solution logicielle en accord avec votre activité, vos stratégies, vos utilisateurs et vos besoins au quotidien. Garant de la rentabilité économique de votre centre de santé, un logiciel de gestion s’impose dès le lancement de votre activité, quelle que soit sa taille et ses spécificités. Quelques conseils pour bien choisir :

1. Les prérequis techniques : assurez-vous auprès de votre éditeur que votre équipement matériel (infrastructure réseau, postes de travail, connexion…) vous permettent de faire fonctionner la solution proposée.
2. Le logiciel métier : un éditeur spécialisé qui connaît parfaitement vos enjeux saura vous accompagner mieux que quiconque dans la mise en place de votre logiciel de gestion.
3. L’intuitif : préférez un outil que vous pouvez prendre en main rapidement - vous comme vos collaborateurs -, facilement et sans formation qui risquerait de paralyser votre activité.
4. L’interconnexion : un logiciel de santé complet qui concentre l’ensemble de vos données sur une base unique et permet la gestion de toutes vos activités en centre de santé est la solution. Vous pourrez évoluer au fil de votre développement sans nouveaux investissements.
5. L’automatisation : vérifiez que votre logiciel de gestion pourra traiter les spécificités de votre métier, et notamment l’automatisation des démarches en tiers payant. Il s’agit d’un gain de temps précieux et d’une assurance de la stabilité financière de votre centre de santé.
   
   

Pour bien gérer votre centre de santé, voici 7 points essentiels à ajouter à votre check-list :

1. Vous entourer de partenaires experts, avant et après l’ouverture de votre centre de santé ;
2. Vous former et vous informer sur les divers sujets qui interviennent dans le secteur spécifique de la santé, et y impliquer vos collaborateurs ;
3. Gérer rigoureusement tous les aspects du tiers payant pour garantir votre pérennité financière et assurer la stabilité de votre trésorerie ;
4. Optimiser l’agenda médical de votre centre de santé pour gagner en productivité ;
5. Sécuriser toutes vos données sensibles en conformité avec les exigences du secteur et pour éviter toute fuite dommageable ;
6. Digitaliser l’expérience et le parcours de vos patients, pour gagner du temps, peaufiner votre image et favoriser la fluidité des informations ;
7. Bien choisir votre logiciel de gestion de centre de santé, pour être toujours opérationnel et garantir votre rentabilité.

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